Descubre un sistema de archivo innovador de 1937 en Praga, Checoslovaquia, donde los funcionarios trabajaban en cabinas móviles que les permitían acceder a miles de expedientes. Esta maravilla de la ingeniería de la época, que automatizaba la gestión de grandes volúmenes de información, fue una solución pionera para la administración de seguros sociales y es hoy patrimonio cultural.
La imagen evoca una escena de ciencia ficción: tres funcionarios están sentados en cabinas que combinan elementos de ascensor y escritorio, brindándoles acceso a miles de pequeños archivadores empotrados en la pared. Este ingenioso sistema fue parte de un asombroso proyecto de automatización de oficinas que data de hace casi un siglo.
Los funcionarios que utilizaban estos escritorios estaban suspendidos a varios metros del suelo, rodeados por una pared cubierta de cajones. Tenían controles para subir, bajar y desplazarse lateralmente, lo que les permitía posicionarse frente al expediente requerido. Estas fotografías, tomadas en Praga entre 1936 y 1937, pertenecen a la Ústřední sociální pojišťovna, la institución central de seguros sociales de Checoslovaquia. El Canadian Centre for Architecture posee imágenes fechadas en 1936.
El sistema de seguridad social checoslovaco necesitaba almacenar y recuperar enormes cantidades de información sobre trabajadores, asegurados y pensionistas, pero cada registro era un documento físico. La solución fue construir, entre 1935 y 1936, una instalación dedicada a transformar esa vasta documentación en algo manejable. El catálogo oficial de patrimonio checo la describe como una enorme kartotéka accionada eléctricamente y atendida por mesas móviles para los funcionarios. Los datos administrativos indican la existencia de 9.000 cajones donde se organizaba toda esta información de forma mecánica. La instalación ha sido declarada Patrimonio Cultural.
Cada uno de los 18 bloques disponía de su propia plataforma móvil eléctrica. El empleado se sentaba en ella, y la máquina se desplazaba tanto vertical como horizontalmente hasta situarlo exactamente frente al cajón con el expediente necesario. Una vez allí, un pedal activaba la extracción del cajón de tres metros. Las descripciones de 1937 incluso mencionan la apertura y cierre eléctricos. Era una forma extraordinariamente mecánica de resolver una consulta que hoy normalmente se haría a una base de datos o un fichero de Excel. Si el dato estaba lejos, en lugar de traerlo digitalmente, estas instalaciones te transportaban físicamente hasta él.
Existen datos igualmente notables de estas fotografías. La descripción de una imagen fechada el 26 de abril de 1937 afirma que un trabajo que antes requería 400 trabajadores podía ser realizado por 20 gracias a un sistema que además demandaba "un esfuerzo mínimo". Es importante considerar esta cifra con cautela, ya que proviene del texto promocional asociado a las fotografías y no de una estadística laboral verificada oficialmente. Sin embargo, resulta familiar por la amenaza que, por ejemplo, plantea la inteligencia artificial actual: la de realizar el mismo trabajo con muchas menos personas.
La ergonomía de este sistema futurista presentaba algunos inconvenientes que dificultarían su comercialización hoy en día. Las plataformas podían dejar a un trabajador suspendido a varios metros del suelo y, en sus inicios, no existían soluciones sofisticadas en caso de cortes de electricidad. Según la propia Seguridad Social checa, las escaleras de emergencia no se instalaron hasta la década de 1970. Antes, si fallaba la corriente, el funcionario debía ir sacando cajones y usarlos para descender a oscuras o iluminándose con una linterna.
La instalación surgió en pleno auge de la arquitectura funcionalista del país, en una época en la que los arquitectos de vanguardia concebían los edificios administrativos como máquinas eficientes para trabajar. Es importante no confundir esta instalación con el célebre Palacio del Instituto General de Pensiones diseñado por Josef Havlíček y Karel Honzík. Ambos pertenecen a ese extraordinario momento de modernización administrativa y arquitectónica de la Checoslovaquia de la época; la obra de Havlíček y Honzík es considerada una de las piezas fundamentales del funcionalismo checo.
La administración checa inició una gran digitalización de su archivo en 2001. A finales de 2003, había convertido más de 37 millones de registros de seguros de pensiones en imágenes digitales que pasaron a un archivo óptico, mientras que los datos estructurados se integraron en una base de datos. La transición fue prácticamente perfecta y conectó dos eras de la información.
La kartotéka sigue existiendo en las instalaciones de la actual Administración Checa de la Seguridad Social y, según la propia institución, continúa siendo funcional. En 2025, incluso se reabrió excepcionalmente al público con motivo del Día de la Arquitectura. Hoy es, además, patrimonio cultural protegido, y con razón.
